Dataskyddspolicy Personal K-rauta AB

Nedan beskriver vi hur vi behandlar personuppgifter för personal hos K-rauta AB

Innehållsförteckning

  • Personuppgiftsansvarig
  • Vilka personuppgifter behandlar vi?
  • För vilka ändamål behandlas personuppgifterna?
  • Lagring av uppgifter
  • Vilka rättigheter har du?
  • Så här använder du dina rättigheter
  • Information om mottagaren av personuppgifter
  • Rätten att inkomma med klagomål
  • Nödvändig data för våra tjänster
  • Information om automatiserat beslutsfattande, t.ex. profilering
  • Användning av data för andra ändamål
  • Personuppgifter som samlats in från annat håll än från dig själv
  • Dataskyddsombud

1. Personuppgiftsansvarig

K-rauta AB

556511-2991

Esbogatan 11, 164 74 Kista

Vid ärenden som rör den här behandlingen kan du kontakta kundservice@k-rauta.se

2. Vilka personuppgifter behandlar vi?

Vi behandlar följande uppgifter om våra anställda:

Grundläggande personalinformation:

  • Till exempel namn, adress, telefonnummer, e-postadress, personnummer, personens ID i K-rauta AB:s IT-system, kontaktperson vid nödfall, bankkontonummer, foto

Personalinformation:

  • Befattning, personalinformation som knyter den registrerade till K-rauta AB:s organisation samt uppgifter som lagras för att kunna hantera till exempel anställningsstatus, eller arbetsplats
  • Eventuella uppgifter om utbildning och yrkesutbildning samt historik över tidigare anställningar och utbildning som den registrerade deltagit i under anställningen, utvecklings- och målsättningssamtal samt personlig utvecklingsplan.
  • Uppgifter om obligatorisk säkerhetsutbildning och arbetsplatsolyckor
  • Uppgifter om tidsplanering och lön, aktuell status om semesteruppgifter, frånvaro samt uppgifter om ersättning vid tjänsteresor
  • Disciplinära åtgärder och uppgifter om uppsägning

Rekryteringsinformation:

  • Uppgifter som berör rekryteringsprocesser: Meritförteckning, ansökan och i förekommande fall rapport från tester och bakgrundskontroll

Den anställdas inköp med personalrabatt:

  • Transaktionshistorik över de inköp som gjorts av den anställda medpersonalrabatter

3. För vilka ändamål behandlas personuppgifterna?

Vi behandlar medarbetares personuppgifter för juridiska, avtalsmässiga och administrativa ändamål som berör anställningsrelationen, samt uppgifter som behöver behandlas under rekryteringsprocesser. Vi vill också säkra utvecklingen av våra medarbetares kunskaper och färdigheter för att försäkra oss om kontinuitet och hög kvalitet i vår verksamhet även i framtiden.

Vi vill även erbjuda ytterligare förmåner för vår personal utöver dem som garanteras enligt lag, bland annat genom en förmånsportal och möjlighet till personalinköp.

Följande element ingår i behandlingen av personuppgifter:

  • Uppgifter som skickats in av dig
  • Rekryteringsinformation
  • Personalinformation
  • Uppgifter som inhämtats från leverantörer av företagshälsovård
  • Uppgifter som tillhandahålls av chef(er) eller andra viktiga intressentgrupper

Behandlingen är nödvändig för ändamålen med personuppgiftsansvarigs intresseavvägning eller personuppgiftsansvarigs juridiska förpliktelser, och för att kunna uppfylla det avtalade i anställningen.

Bearbetning av data är processorns intresseavvägning.

Det är i arbetstagarens intresse att få aktuell information för att kunna utföra sina uppgifter. Det är i arbetstagarens intresse att kunna ta emot företagsförmåner och bonusar. Det är i arbetstagarens intresse att veta att arbetsgivaren behandlar sina uppgifter på ett korrekt sätt.

4. Lagring av uppgifter

Vi lagrar uppgifterna i våra personalregister på följande sätt:

  • Grundläggande uppgifter om en individ som finns i personalregister: under anställningstiden samt tio år därefter enligt svensk lag
  • Kontaktuppgifter för personen i registret: under anställningstiden
  • Personens utbildning och yrkesutbildning: under anställningstiden
  • Uppgifter om utbildning som personen deltagit i under anställningstiden: under anställningstiden
  • Uppgifter som berör rekryteringsprocesser: 1 år 3 månader efter att en medarbetare utvalts. Vi lagrar inte bakgrundskontroll eller testresultat.
  • Personalinformation som knyter den registrerade personen till K-rauta AB:s organisation: under anställningstiden
  • Uppgifter om medarbetarens arbetsplatsolyckor: Så länge det är relevant
  • Uppgifter som lagras för att hantera förändringar i anställningsstatus: under anställningstiden
  • Tidsplanering, semester- och löneuppgifter samt utläggsrapporter: 7 år, enligt svensk bokföringslag
  • Anställningsförmåner under anställningstiden: under anställningstiden
  • Transaktionshistorik över de inköp som gjorts av den anställda, inklusive rabatter och krediter: 7 år, enligt svensk bokföringslag

5. Vilka rättigheter har du?

Rätt till information

Du har rätt att bli informerad om behandlingen av personuppgifter och att få en kopia av de uppgifter om dig som vi behandlar. Om vi inte behandlar dina personuppgifter har du rätt att få även detta bekräftat.

Rätt till rättelse

Du har rätt att rätta eller komplettera personuppgifter som är felaktiga eller ofullständiga enligt ändamålet med behandlingen.

Rätt till radering

Du har rätt att begära radering av dina personuppgifter från vårt register. Dina uppgifter kommer att raderas om det inte längre finns en laglig grund för att behålla uppgifterna.

Rätt att göra invändningar

Vi behandlar dina personuppgifter baserat på vår intresseavvägning som en del av vår affärsverksamhet efter att ha bedömt att behandlingen inte bryter mot skyddet av dina personuppgifter. I dessa situationer har du rätt att invända mot hanteringen baserat på din specifika situation.

Rätt till begränsning av behandling

Du kan ha rätt att begränsa behandlingen av dina personuppgifter. När behandlingen är begränsad, kommer personuppgiftsansvarige bara att bearbeta dina data genom att lagra den. Du har denna rätt till exempel när du bestrider korrektheten i dina personuppgifter, om behandlingen är olaglig eller om du har bestridit behandlingen och din begäran är pågående.

Rätten till dataportabilitet

Du har rätt att få ut de personuppgifter som rör dig själv, som du har tillhandahållit till oss och som vi har behandlat enligt ditt samtycke eller för att kunna uppfylla ett avtal där du är en av parterna, och du har rätt att överföra dessa uppgifter till dig själv eller en annan personuppgiftsansvarig.

7. Så här använder du dina rättigheter

Du kan personligen presentera en begäran om att utnyttja dina rättigheter genom att kontakta din chef eller via e-postadressen hr.support@k-rauta.se. När du gör denna begäran måste du eventuellt uppvisa en identitetshandling.

8. Information om mottagarna av personuppgifter

Som personuppgiftsansvarig behandlar K-rauta AB själva personuppgifterna, men samarbetar även med olika tjänsteleverantörer. K-rauta AB strävar efter att samarbeta enbart med de bästa leverantörerna och ansvarar för sina tjänsteleverantörers aktiviteter avseende behandling av personuppgifter. Dessa tjänsteleverantörer kan variera, men omfattar:

  • Leverantörer av IT-tjänster
  • Leverantörer av HR-tjänster
  • Leverantörer av lönetjänster
  • Leverantörer av utbildningstjänster
  • Leverantörer av sjuk- och hälsovårdstjänster
  • Leverantörer av förmånstjänster

Personuppgifter betraktas som överförda till länder utanför EU- och EES-områden via vår IT-tjänstpartner, eftersom de får tillgång till personuppgifter från Indien. Vi har kontaktat vår tjänsteleverantör angående dataöverföringen, enligt EU-kommissionens standardavtalsklausuler. Dessa standardavtalsklausuler finns på https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SV/TXT/PDF/?uri=CELEX:32010D0087.

Vissa myndigheter har också rätt enligt lag att få tillgång till personuppgifter. Dessa myndigheter är bland andra polis och skattemyndigheten.

9. Rätten att inlämna ett klagomål

Om du anser att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning, kan du göra ett klagomål hos tillsynsmyndigheten. Tillsynsmyndigheten i Sverige är Datainspektionen.

10. Uppgifterna är nödvändiga för våra tjänster

För att vi ska kunna beakta din ansökan när vi väljer medarbetare till lediga jobb måste vi behandla en del personuppgifter. Sådana uppgifter omfattar personlig information som vi frågar efter när du fyller i en ansökan eller vid intervjuer. För att kunna uppfylla våra skyldigheter som arbetsgivare måste vi också behandla en del personuppgifter.

11. Information om automatiserat beslutsfattande, t.ex. profilering

Dina personuppgifter används inte för profilering eller automatiserat beslutsfattande

12. Användning av data för andra ändamål

Vi behandlar inte dina personuppgifter för andra ändamål än dem som anges i det här dokumentet. Om nya ändamål för behandling skulle bli aktuella vid ett senare tillfälle, informerar vi om detta och om de rättsliga grunderna för behandlingen eller, om så behövs, ber vi om ditt samtycke att behandla dina personuppgifter för detta nya ändamål.

13. Personuppgifter som samlats in från annat håll än från dig själv

Vi kan också samla in uppgifter från din chef (eller chefer) eller viktiga intressentgrupper hos din organisation.

Vid rekrytering kan en bakgrundskontroll göras efter kandidatens samtycke.

14. Dataskyddsombud

K-rauta AB är en del av Kesko Group. Kontakta dataskyddsombudet på Kesko Oyj om du har frågor som berör behandlingen av dina personuppgifter eller hur du kan utöva dina rättigheter hos Keskokoncernen avseende Dataskyddsförordningen (GDPR) i EU.

Dataskyddsombudets kontaktinformation:

tietosuojavastaava@kesko.fi

eller via brev till:

Tietosuojavastaava/DPO Kesko Oyj

PL 1 00016 Kesko,

Finland